REGLEMENT INTERIEUR
Titre 1 DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 : OBJET
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser certaines dispositions statutaires. Il fixe les principes fondamentaux qui régissent la bonne marche de l’association « DYNASTIES ADJIGO & ALLIES ».
Article 2 : COMPOSITION.
L’Association se compose de tous les ressortissants, d'Aného et d'Agoué Adjigo désireux de soutenir nos trônes et qui veulent s’engager pour le développement des villes de Aného et Agoué Adjigo . Elle peut disposer des fédérations en France et à l’extérieur du territoire national .
Article 3 : MONTANTS A COTISER :
Dans le cadre de l’entraide, l’Association se propose de se concerter et d’aider éventuellement dans les cas ci-dessous en tenant compte des disponibilités financières et des spécificités concernées pour chaque situation.
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- MARIAGES : Enfants
Contributions volontaires ou un montant fixé par l’Assemblée générale de 2000 à 5000 FCFA
- BAPTEMES : (sortie de nouveau selon nos rites)
Contributions volontaires ou un montant fixé par l’Assemblée générale de 1000 à 2000 FCFA ;
- DECES : Père-Mère-Enfants-Sœurs-Frères
Contributions volontaires ou un montant fixé par l’Assemblée générale de 2500 à 5000 FCFA.
- MALADIES GRAVES : Père-Mère-Enfants
Contributions volontaires ou un montant fixé par l’Assemblée générale de 2500 à 5000 FCFA.
3.1 : DES COTISATIONS ET DROITS D’ADHESIONS :
L’année financière de « DYNASTIES ADJIGO & ALLIES » court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Les membres sont assujettis aux mêmes types de contributions suivant les mêmes conditions et selon les montants décidés par l’Assemblée Générale.
Les Membres réguliers sont assujettis au versement :
- D’un droit d’adhésion dont le montant est fixé à 2000 FCA par l’Assemblée Générale et payable en une seule fois.
- D’une cotisation annuelle dont le montant est fixé à 12000 FCFA par l’Assemblée Générale et payable en deux fois au début de chaque semestre, soit le 1er janvier et le 1er juillet.
- De toute autre contribution décidée par l’Assemblée Générale ou le Bureau Exécutif (B.E) pour les activités ou réalisations spécifiques.
Article 4 : DEMISSION-RADIATION
La qualité de membre se perd par :
- Démission adressée au Bureau Exécutif trois mois avant l’Assemblée
Générale ;
Radiation pour faute lourde prononcée par l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif, le membre concerné ayant été préalablement invité à fournir des explications au Bureau Exécutif ;
- Suspension automatique de tout membre qui n’a pas versé ses cotisations
pendant six mois successifs et qui durant la même période n’a pas pris part aux différentes réunions ;
La suspension peut intervenir pour manquement aux dispositions des statuts et du règlement intérieur.
Titre 2 : ATTRIBUTIONS ET FONTIONNEMENT DES ORGANES
Article 5 : L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE :
La date, le lieu et l’ordre du jour sont proposés par le Bureau Exécutif.
Elle a lieu si le quorum est atteint. Elle doit pour délibérer valablement être composée de la moitié des membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées.
Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant et procède au renouvellement du Bureau Exécutif chaque année.
Chaque membre de l’Association a droit à une voix.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents à l’Assemblée Générale. Toutefois, seuls les membres à jour dans les cotisations ont droit au vote. En cas d’égalité des voix, celle du Président est prépondérante.
Article 6 : L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE :
Elle peut être convoquée par le président à la demande d’au moins 1/3 des membres.
Les raisons de sa convocation sont entre autres :
- En cas de circonstances exceptionnelles sur la demande écrite par l’un des membres et approuvée par le Bureau Exécutif ;
- En cas d’extrême urgence constatée par au moins 2/3 des membres ;
- Et sur la demande implicite du Bureau Exécutif.
L’assemblée extraordinaire n’est régulièrement constituée et ne délibère valablement que lorsque le quorum est atteint. Les décisions sont prises à la majorité des 2/3 des voix exprimées.
Sur proposition du Bureau Exécutif, l’Assemblée Générale extraordinaire peut apporter au présent règlement intérieur toute modification pouvant être en rapport avec les lois en vigueur du pays hôte.
Elle peut notamment décider :
- de la modification partielle ou totale de l’objet de l’Association ;
- du changement de la dénomination de l’Association ;
- du transfert du siège de l’Association ;
- des prérogatives accordées aux membres du Bureau Exécutif.
Article 7 : RÔLE ET ATTRIBUTIONS DU BUREAU EXECUTIF :
7.1 Le président :
Il est le premier responsable de l’Association. Il veille au bon fonctionnement de ses organes et assure l’application du règlement intérieur.
Il préside les réunions de l’Assemblée Générale et du Bureau Exécutif ;
Il représente l’association à tous les niveaux ;
Il impulse et contrôle toutes les activités de l’Association ;
Il veille à la bonne tenue des finances de l’association ;
Il signe conjointement avec le trésorier toutes les transactions financières de l’Association « XWLAVI-XWLAGBE »;
Il signe aussi conjointement avec le secrétaire général chargé des affaires administratives tout document administratif de l’Association «DYNASTIES ADJIGO & ALLIES »;.
Il est en outre, le gérant de la responsabilité morale et matérielle de l’Association ;
Il doit également ramener la discipline au cours des réunions qu’il a charge de diriger. La souplesse, la diligence, la disponibilité, la rigueur et la fermeté sont entre autres les maîtres mots qui doivent caractériser ses actions ;
Il peut faire des propositions pour le bon fonctionnement de l’association ;
Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un membre du Bureau Exécutif en accord avec les autres.
7.2 Le Secrétaire Général chargé des affaires administratives
Il reçoit les propositions écrites formulées par les membres pour la tenue des assemblées ou d'autres suggestions ;
Il gère les dossiers administratifs et veille à l’exécution pratique des programmes définis par le Bureau Exécutif.
Il tient les procès-verbaux des délibérations.
Il est responsable des archives de l’Association et de la diffusion des documents.
Il est chargé de l’organisation matérielle de toutes les manifestations de l’association autres que l’Assemblée générale
Il présente un rapport administratif d’activité;
Il signe conjointement avec le Président les cartes d’adhésion et les documents administratifs.
7.3 Le trésorier :
Il est le gestionnaire des biens matériels et financiers de l’association.
Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations effectuées par l’association, et présente à chaque fois que cela est nécessaire, le bilan financier ;
Il ne peut en aucun cas confier ses fonctions à un autre membre durant l’exercice de son mandat, sauf sur demande exclusive du Bureau Exécutif dûment motivée;
Un compte rendu régulier du bilan financier sera présenté à l’ensemble des membres de l’association par voie directe, le jour des A.G ordinaires et par voie internet;
Il doit percevoir et enregistrer les cotisations des membres, les dons et legs contre reçus;
Il signe conjointement avec le Président toutes les transactions financières de l’association « XWLAVI-XWLAGBE ».
Il doit tenir les livres comptables de l’association
Présenter le bilan annuel de l’association « DYNASTIES ADJIGO & ALLIES »;.
Il doit réfléchir sur des modes de recouvrements de fonds et de financements des différentes activités de l’association;
Il a en charge des cotisations, de recherche de subventions de collecte de fonds, des donations des bailleurs de fonds des levés de fond et toutes autres activités menant à la recherche de financement;
Il présente un rapport d’activités financier et comptable de l’Association;
Il doit s’assurer du bon entretien de tous les matériels disponibles de l’association.
7.4 Le Secrétaire Général chargé de l’information de la communication et des affaires publiques.
Il est chargé de la circulation des informations, de la diffusion des décisions prises en réunions et assemblées, ainsi que lors des activités.
Il crée et maintien des liaisons avec d’autres associations et répond aux sollicitations extérieures.
Il doit récolter des données de terrain, susceptibles d’orienter les activités de l’association.
Il prépare et organise administrativement les rencontres, les réunions et les assemblées de l’association « DYNASTIES ADJIGO & ALLIES ».
Il facilite l’intégration des nouveaux adhérents ;.
Il a la responsabilité de concevoir et de suivre l’exécution du plan de communication de l’Association.
7.5 Le Secrétaire Général chargé de l’organisation et des affaires sociales :
Il coordonne et met en œuvre les actions de solidarité.
Il est chargé principalement de l’organisation des activités sportives, éducatives et culturelles de l’association.
Il a la charge de s’occuper de tout ce qui est baptême, mariage décès, maladies et de rencontres périodiques (activités avec et pour les enfants)
Il doit s’occuper les relations sociales extérieures impliquant de l’association « DYNASTIES ADJIGO & ALLIES »Il doit coordonner la participation des membres de l’Association.
Il est aussi chargé de gérer les biens mis à sa disposition pendant la période d’organisation des activités.
Article 8 LES COMITÉS TECHNIQUES adhocs
Pour la bonne marche de l’Association, l’Assemblée Générale peut constituer les Comités Techniques spécialisés dans différents domaines d’activités dénommées commissions.
Sous la supervision du Bureau Exécutif, les responsables de commissions sont chargés du bon fonctionnement de celles-ci. Aux termes de leurs travaux, les commissions soumettent leurs rapports au Bureau Exécutif avant de les présenter à l’assemblée générale qui en approuve les résultats.
Chaque membre suscité doit dresser un rapport sur ses activités à chaque assemblée ordinaire ou extraordinaire.
Pendant l’exécution de certaines activités de l’association les membres du Bureau Exécutif peuvent s’inter-changer et occuper pour les besoins de la cause divers postes, dont : directeur exécutif, coordinateur du projet, chargé(s) du suivi et de l'évaluation, responsable administratif, animateur(s), contrôleurs et programmateurs.
Article 9 : ROLE ET ATTRIBUTION DU CONSEIL DES SAGES
Le Conseil des Sages
- apporte des conseils
- est une force de réflexion et de proposition
- est un instrument de démocratie locale participative.
Par ses avis et ses études, le Conseil des Sages donne des éclairages au Bureau Exécutif sur les différents projets intéressant les communes d'Aného, d'Agoué Adjigo et apporte une critique constructive.
Le Conseil des Sages a un pouvoir consultatif s’inscrivant dans une démarche participative importante pour la vie démocratique de notre commune.
Le Conseil des Sages n’est pas un « Conseil de quartier », il n’est pas non plus le représentant des séniors, il représente l’ensemble des membres de l’Association et traite des sujets d’intérêt général.
Le Conseil des Sages est une force d’étude et de proposition pour :
- prodiguer des conseils au service des projets de la cité,
- faire remonter les souhaits des membres,
- travailler sur les dossiers proposés par le Bureau Exécutif ou par les membres
Article10 : PRISE EN CHARGE
A l’occasion de certaines missions (nécessitant des charges exorbitantes et/ou spécifiques) prévues et ordonnées par le Bureau Exécutif, confiées à l’un des quelconques membres de l’association, les frais sont pris en charge par celle- ci, conformément à son budget.
Article 11 : LES COMMISSAIRES AU COMPTE :
Les commissaires aux comptes sont au nombre de deux (2). Ils sont élus pour un an par l’AG et sont rééligibles une fois. Ils sont charges de la vérification des comptes de l’association et peuvent intervenir de manière inopinée.
Ils sont tenus de présenter un rapport sur les états financiers et sur la gestion de l’association à l’occasion de chaque Assemblée Générale ordinaire.
Article12: SANCTIONS ET REGLEMENT DES CONFLITS :
Les sanctions s’échelonnent à trois niveaux, allant d’un avertissement verbal à la suspension pendant deux ans en passant l’avis écrit de la part du Bureau Exécutif.
12.1 – Sont passibles d’avertissement et/ou suspension :
- Retard aux Assemblées de plus d’une heure;
- Absence non motivées à deux Assemblées Générales consécutives;
- Le non-paiement des droits d’adhésions;
- Le retard d’arriérés de cotisations pendant plus de six mois consécutifs;
- Tout acte susceptible de nuire à l’harmonie et au développement de l’Association (commet de nouveau les actes qui avaient conduits à sa suspension, vol ou détournement de biens de l’Association, atteinte à l’intégrité physique d’un membre, utilisation de ses prérogatives que lui confère l’Association pour des fins politiques, personnelle et/ou lucratives).
- Tout motif grave reconnu par les textes en vigueur
12. 2 : Règlement de conflits
Tous les conflits nés des rapports entre les membres de l’association sont à la compétence du Bureau Exécutif.
Le Bureau Exécutif peut déléguer ses pouvoirs à une personne physique ou à un comité ad hoc à charge de trancher le conflit et de lui présenter un rapport détaillé de sa mission.
Titre 3 DISPOSITIONS FINALES
Le Bureau Exécutif est chargé de l’application du présent règlement intérieur adopté par l’Assemblée Générale à la majorité des membres statutaires.
Toute modification, aussi minime soit-elle, du présent règlement intérieur relève des prérogatives de l’Assemblée Générale.
Dans le souci de rechercher des voies et des moyens pour la qualité de ses prestations, ce présent règlement intérieur peut être à tout moment faire l’objet de modification. Les propositions de modification seront examinées par l’assemblée sur la demande du bureau exécutif.
Des commissions ad hoc peuvent être élues ou créées pour la bonne marche de l’association ou pour réviser les statuts et règlements intérieurs de l’association. Elles disparaissent dés après l’obtention des résultats escomptés ou en cas de nécessité, constatée par le Bureau Exécutif.
Le présent règlement intérieur ne peut être modifié que par une Assemblée Générale et prend effet à compter de sa date d’adoption par l’Assemblée Générale.
Le présents règlement intérieur a été approuvé par l’Assemblée Générale constitutive du 14 avril 2021
Pour l’Assemblée Générale